Coût d'une GED : postes de dépense et calcul du TCO
Le prix affiché d'une GED ne dit presque rien de son coût réel. Voici les postes à chiffrer, une méthode de calcul du coût total sur 3 à 5 ans et un exemple entièrement fictif pour l'appliquer.
Le coût d’une GED se compose de bien plus que son abonnement ou sa licence. Il faut y ajouter l’hébergement, le stockage, la mise en place (paramétrage, intégrations, migration), la formation, le support, la maintenance et, en fin de parcours, la sortie. Selon les projets, ces postes annexes peuvent peser autant, voire davantage, que le logiciel lui-même.
La bonne mesure est le coût total de possession (TCO) sur trois à cinq ans : la somme des coûts initiaux, des coûts récurrents et des coûts de sortie, y compris le temps de vos équipes. C’est ce total, et non le prix mensuel par utilisateur, qui permet de comparer un SaaS, une solution hébergée chez vous et une solution open source.
Cet article ne cite aucun tarif d’éditeur : les prix changent, dépendent des volumes et se négocient. Il vous donne en revanche la liste des postes, une méthode de calcul et un exemple chiffré, explicitement fictif, pour l’appliquer à vos propres devis.
Les postes de coût d’une GED
| Poste | Nature | Ce qu’il recouvre | Questions à poser |
|---|---|---|---|
| Licences ou abonnement | Récurrent (ou initial pour une licence perpétuelle) | Droit d’utiliser le logiciel, souvent par utilisateur | Quels profils sont facturés ? Utilisateurs externes ? Options incluses ? |
| Hébergement | Récurrent | Serveurs, réseau, environnements de production et de recette | Inclus dans l’abonnement ? Environnement de recette facturé ? |
| Stockage | Récurrent, croissant | Volume des documents, versions, sauvegardes | Quel volume inclus ? Coût au-delà ? Les versions comptent-elles ? |
| Mise en place | Initial | Installation, paramétrage, plan de classement, droits | Forfait ou régie ? Qu’est-ce qui est hors forfait ? |
| Intégrations | Initial et récurrent | Annuaire, messagerie, ERP, CRM, API | Connecteurs standards ou développements ? Maintenance ? |
| Migration | Initial | Reprise des fichiers, métadonnées, droits, versions | Outils fournis ? Volume couvert ? Nombre de vagues ? |
| Numérisation | Initial et récurrent | Archives papier, flux entrant | Interne ou prestataire ? Volume de pages ? |
| Formation | Initial puis ponctuel | Administrateurs, référents, utilisateurs | Nombre de sessions ? Supports réutilisables ? |
| Support | Récurrent | Assistance, niveaux de service | Horaires, délais, langue, surcoût des niveaux supérieurs |
| Maintenance et mises à jour | Récurrent | Correctifs, montées de version | Incluses ? Qui les applique ? |
| Temps interne | Initial et récurrent | Chef de projet, administrateur, référents | Combien de jours par mois après le déploiement ? |
| Sortie (réversibilité) | Final | Export, accompagnement, suppression des données | Export complet inclus ? Formats ? Coût de l’accompagnement ? |
Deux postes sont presque toujours sous-estimés : la migration, qui dépend de l’état de votre existant bien plus que de l’outil, et le temps interne, qui n’apparaît sur aucune facture.
SaaS, on-premise, open source : des structures de coût différentes
Ces trois termes ne s’opposent pas tout à fait : une solution open source peut être utilisée en SaaS ou installée chez vous. Ce qui change, c’est la répartition des coûts dans le temps et entre vous et le fournisseur.
| Critère | SaaS (abonnement) | On-premise propriétaire | Open source auto-hébergé |
|---|---|---|---|
| Coût d’entrée | Faible | Élevé (licences, infrastructure) | Faible à moyen (installation, infrastructure) |
| Coût récurrent | Abonnement régulier | Maintenance annuelle, exploitation | Exploitation, support optionnel |
| Compétences internes requises | Faibles | Élevées | Moyennes à élevées |
| Prévisibilité | Bonne, sauf hausses tarifaires | Bonne | Bonne, dépend de l’exploitation |
| Maîtrise des données | Selon l’hébergeur et le contrat | Totale | Totale |
| Coût de sortie | Variable, parfois élevé | Moyen | Faible si formats et code ouverts |
| Risque principal | Dépendance au fournisseur | Obsolescence, compétences | Charge d’exploitation sous-estimée |
Une quatrième voie se développe : l’instance dédiée managée, où le fournisseur exploite pour vous une instance qui n’est partagée avec aucun autre client. Sa structure de coût se rapproche du SaaS, avec une isolation plus forte.
L’open source ne signifie pas « sans coût » : il déplace la dépense de la licence vers l’exploitation et, souvent, vers un contrat de support. Notre comparatif des logiciels GED open source détaille les modèles de chaque solution.
Méthode de calcul du TCO
Le calcul tient en une formule :
TCO = coûts initiaux + (coûts récurrents annuels × nombre d’années) + coût de sortie estimé + coûts internes valorisés
Procédez en cinq étapes :
- Fixez l’horizon : trois ans pour comparer des offres SaaS, cinq ans si vous envisagez un investissement en infrastructure.
- Fixez les volumes : utilisateurs par profil, stockage initial, croissance annuelle. Utilisez les mêmes hypothèses pour tous les candidats.
- Remplissez le tableau des postes pour chaque offre, à partir des devis. Tout poste non chiffré par le candidat doit être estimé par vous, pas ignoré.
- Valorisez le temps interne : jours de chef de projet, d’administrateur et de référents, multipliés par un coût journalier interne.
- Intégrez les évolutions : hausse du nombre d’utilisateurs, croissance du stockage, clauses d’indexation tarifaire.
Exigez des candidats une proposition financière qui suit votre propre grille. Notre modèle de cahier des charges GED prévoit cette annexe financière.
Un exemple chiffré (entièrement fictif)
Attention : tous les montants ci-dessous sont fictifs. Ils ont été choisis pour rendre le calcul lisible et ne reflètent aucun tarif d’éditeur, d’hébergeur ou de prestataire réel. Remplacez-les par les chiffres de vos devis.
Hypothèses : une organisation fictive de 40 utilisateurs, un horizon de 3 ans, 500 Go de documents au départ, un coût interne fictif de 400 € par jour.
| Poste | Offre A (SaaS) | Offre B (open source auto-hébergé avec support) |
|---|---|---|
| Mise en place et paramétrage | 6 000 € | 10 000 € |
| Migration | 8 000 € | 8 000 € |
| Formation | 3 000 € | 3 000 € |
| Sous-total initial | 17 000 € | 21 000 € |
| Abonnement ou support annuel | 14 400 € | 6 000 € |
| Hébergement et stockage annuels | inclus | 3 600 € |
| Temps interne d’exploitation annuel (jours × 400 €) | 5 jours = 2 000 € | 15 jours = 6 000 € |
| Sous-total récurrent annuel | 16 400 € | 15 600 € |
| Récurrent sur 3 ans | 49 200 € | 46 800 € |
| Temps interne projet (20 jours × 400 €) | 8 000 € | 8 000 € |
| Coût de sortie estimé | 5 000 € | 1 000 € |
| TCO sur 3 ans | 79 200 € | 76 800 € |
| TCO par utilisateur et par mois | 55 € | 53 € |
Ce que montre cet exemple, au-delà des chiffres inventés :
- l’écart entre les deux offres est bien plus faible que ne le laissaient penser les seuls coûts annuels d’abonnement ou de support ;
- le temps interne et la migration pèsent lourd dans les deux cas ;
- le coût de sortie peut faire basculer la comparaison, surtout sur un horizon court ;
- le résultat est sensible aux hypothèses : refaites le calcul avec 20 % d’utilisateurs en plus ou un stockage qui double.
À retenir
- Comparez des TCO sur 3 à 5 ans, jamais des prix mensuels par utilisateur.
- La migration, le temps interne et la sortie sont les trois postes les plus souvent oubliés.
- Utilisez les mêmes hypothèses de volume pour tous les candidats.
- L’open source supprime ou réduit la licence, pas l’exploitation.
Le coût de ne rien faire
Un calcul de TCO compare des solutions entre elles. Il est utile de le mettre en regard du coût de la situation actuelle, qui n’est jamais nul, même s’il n’apparaît dans aucun budget. Ce coût est difficile à chiffrer précisément, mais ses composantes sont connues :
- le temps de recherche : documents introuvables, demandés à un collègue, recréés faute de les retrouver ;
- les erreurs de version : un devis envoyé sur une base obsolète, un contrat signé dans une version non validée ;
- les circuits papier : impression, signature manuscrite, numérisation, relances par courriel ;
- le stockage dispersé : serveur de fichiers, espaces de partage personnels, messageries, qui coûtent chacun en sauvegarde et en administration ;
- le risque : impossibilité de produire une pièce lors d’un contrôle ou d’un litige, fuite d’un document sensible faute de droits d’accès maîtrisés, données personnelles conservées trop longtemps.
Pour objectiver le premier poste, une méthode simple consiste à interroger un échantillon d’utilisateurs sur le temps qu’ils consacrent chaque semaine à chercher ou à reconstituer des documents, puis à multiplier par le nombre de personnes concernées et par un coût horaire interne. Le résultat reste une estimation, mais il donne un ordre de grandeur propre à votre organisation, bien plus parlant qu’une statistique générale.
Comment réduire le coût d’une GED sans sacrifier le projet
- Réduisez le volume à migrer. Un tri préalable élimine doublons et documents échus : moins de volume, moins de migration, moins de stockage.
- Déployez par vagues. Vous payez les licences au rythme de l’adoption réelle et limitez les coûts de reprise en cas d’ajustement.
- Privilégiez le standard. Chaque développement spécifique coûte deux fois : à sa création et à chaque mise à jour.
- Négociez la réversibilité dès le départ. Un export complet inclus au contrat évite une facture imprévue en fin de parcours.
- Distinguez les profils d’utilisateurs. Contributeurs réguliers, lecteurs occasionnels et externes n’ont pas toujours besoin du même type d’accès.
- Anticipez la numérisation. Si des archives papier entrent dans le périmètre, chiffrez-les à part : notre guide réussir un projet GED en 8 étapes explique comment les intégrer au planning.
Ce qu’il faut demander aux éditeurs
Pour chaque offre, exigez par écrit :
- le prix unitaire par profil d’utilisateur, et ce qui déclenche un changement de palier ;
- le volume de stockage inclus et le coût au-delà ;
- la liste des fonctions incluses et de celles facturées en option ;
- les conditions d’évolution des prix pendant et après l’engagement ;
- le coût et le contenu de la réversibilité ;
- le chiffrage de la mise en place au forfait, avec ce qui est explicitement exclu.
Pour OpenFilz (édité par l’équipe qui publie ce site), l’édition Community est publiée sous licence AGPL-3.0 et l’édition Enterprise est facturée par utilisateur ; les montants à jour figurent sur la page tarifs d’OpenFilz. Comme pour tout autre candidat, faites-les entrer dans votre tableau de TCO plutôt que de les comparer isolément.
Questions fréquentes
Quel est le prix d'une GED pour une PME ?
Il n'existe pas de prix unique : il dépend du nombre d'utilisateurs, du mode d'hébergement, des fonctions retenues et surtout des coûts de mise en place (migration, paramétrage, formation). Demandez à chaque candidat un chiffrage sur trois à cinq ans, poste par poste, et comparez ces totaux plutôt que les prix mensuels.
Une GED open source est-elle vraiment gratuite ?
La licence du logiciel peut être gratuite, mais pas son exploitation. Il faut l'héberger, l'installer, la maintenir, la sauvegarder et former les utilisateurs, en interne ou avec un prestataire. L'open source réduit ou supprime le coût de licence et le risque d'enfermement ; il ne supprime pas les autres postes.
SaaS ou on-premise : qu'est-ce qui revient le moins cher ?
Le SaaS a un coût d'entrée faible et un coût récurrent régulier ; l'on-premise demande un investissement initial et des compétences internes, mais peut devenir compétitif sur la durée lorsque l'infrastructure et les équipes existent déjà. Seul un calcul de TCO sur votre horizon et vos volumes permet de trancher.
Qu'est-ce que le TCO d'une GED ?
Le TCO (Total Cost of Ownership, coût total de possession) additionne tous les coûts liés à la GED sur une période donnée : acquisition, mise en place, exploitation et sortie. Il inclut les coûts internes, comme le temps passé par vos équipes, et pas seulement les factures des fournisseurs.
Quels coûts cachés prévoir dans un projet GED ?
Les plus fréquents sont la migration de l'existant, la reprise des métadonnées, les développements d'intégration, la croissance du stockage, les utilisateurs externes ou occasionnels, les options facturées à part et les frais de réversibilité en fin de contrat. Exigez qu'ils figurent explicitement dans les offres.