Glossaire de la GED : 39 définitions essentielles

A

Air-gap (environnement isolé): Système volontairement déconnecté d’Internet et de tout réseau non maîtrisé. Une GED compatible air-gap fonctionne sans appel à un service externe : ni licence en ligne, ni moteur d’IA distant, ni mise à jour automatique.
Archivage électronique: Conservation de documents numériques dans des conditions qui garantissent leur intégrité, leur lisibilité et leur traçabilité pendant toute leur durée de conservation. À distinguer du simple stockage ou de la sauvegarde.
Pour aller plus loin : Valeur probante d’un document numérique

C

Cachet électronique: Équivalent de la signature électronique pour une personne morale : il atteste l’origine et l’intégrité d’un document émis par une organisation, sans engager une personne physique. Défini par le règlement eIDAS.
Pour aller plus loin : Les niveaux de signature électronique
CLOUD Act: Loi fédérale américaine de 2018 qui permet aux autorités des États-Unis d’exiger d’un fournisseur soumis au droit américain la communication de données qu’il contrôle, y compris lorsqu’elles sont stockées hors des États-Unis. C’est l’un des principaux arguments en faveur d’une GED souveraine.
Pour aller plus loin : SecNumCloud et hébergement souverain
Coffre-fort numérique: Espace de stockage sécurisé destiné à conserver des documents à forte valeur (bulletins de paie, contrats, diplômes) en garantissant leur intégrité et leur accès exclusif par leur titulaire. En France, le terme est encadré par le Code des postes et des communications électroniques.
Copie fiable: Copie d’un document qui a la même force probante que l’original (article 1379 du Code civil). Le décret n° 2016-1673 fixe les conditions de fiabilité d’une copie numérique : reproduction à l’identique, intégrité garantie par des procédés techniques, traçabilité.
Pour aller plus loin : Valeur probante d’un document numérique
Cycle de vie documentaire: Ensemble des étapes que traverse un document : création ou capture, validation, diffusion, utilisation, conservation, puis archivage définitif ou destruction. Une GED outille chaque étape.

D

Dématérialisation: Remplacement d’un support ou d’un processus papier par son équivalent numérique. Elle peut porter sur l’existant (numérisation des archives) ou sur les flux (factures, courriers, formulaires reçus directement sous forme électronique).
Pour aller plus loin : Dématérialiser ses archives papier
DUA (durée d’utilité administrative): Durée pendant laquelle un document doit être conservé par le service qui l’a produit, pour des raisons légales ou de gestion. À son terme, le sort final s’applique : destruction, tri ou versement aux archives définitives. Notion centrale dans le secteur public.
Pour aller plus loin : Durées de conservation des documents

E

ECM (Enterprise Content Management): Gestion de contenu d’entreprise : approche plus large que la GED, qui couvre tous les contenus non structurés (documents, e-mails, images, enregistrements) et les processus qui les utilisent.
eIDAS: Règlement européen n° 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance (signature, cachet, horodatage, envoi recommandé électronique), révisé par le règlement (UE) 2024/1183, dit « eIDAS 2 ».
Pour aller plus loin : Les niveaux de signature électronique
Empreinte numérique (hash): Suite de caractères calculée à partir du contenu d’un fichier par une fonction de hachage (par exemple SHA-256). La moindre modification du fichier change l’empreinte : c’est la base des contrôles d’intégrité.

F

Facture électronique: Facture émise, transmise et reçue sous une forme structurée exploitable par machine (Factur-X, UBL, CII). Un simple PDF envoyé par e-mail n’en est pas une au sens de la réforme française.
Pour aller plus loin : Réforme de la facture électronique

G

GED (gestion électronique de documents): Logiciel et méthode qui permettent de capturer, classer, indexer, rechercher, partager, faire valider et conserver les documents d’une organisation. En anglais : DMS, pour Document Management System.
GED souveraine: GED dont l’organisation maîtrise le lieu de stockage des documents, l’opérateur de la plateforme, les clés de chiffrement et le droit applicable, sans exposition à des lois extraterritoriales.

H

HDS (hébergeur de données de santé): Certification obligatoire en France pour héberger des données de santé à caractère personnel pour le compte d’un tiers (article L.1111-8 du Code de la santé publique).
Pour aller plus loin : La GED dans les établissements de santé
Horodatage: Procédé qui associe une date et une heure certaines à un document ou à une empreinte. Un horodatage qualifié au sens d’eIDAS bénéficie d’une présomption d’exactitude. Le protocole technique le plus courant est RFC 3161.

I

Indexation: Action de décrire un document par des métadonnées (type, client, date, montant…) et d’en extraire le texte pour le rendre retrouvable par la recherche.
ISO 14641 / NF Z42-013: Normes décrivant les spécifications d’un système d’archivage électronique destiné à conserver des documents de façon fidèle et intègre. La NF Z42-013 est la norme française, l’ISO 14641 son équivalent international.
Pour aller plus loin : Valeur probante d’un document numérique

L

LAD / RAD: Lecture automatique de documents et reconnaissance automatique de documents : technologies qui identifient le type d’un document et en extraient des données (numéro de facture, montant, fournisseur) au-delà du simple OCR.

M

MCP (Model Context Protocol): Protocole ouvert qui permet à un assistant ou à un agent d’IA d’appeler les outils d’une application, par exemple chercher, lire ou classer des documents dans une GED, dans la limite des droits de l’utilisateur.
Métadonnées: Données qui décrivent un document : auteur, date, type, client, statut, durée de conservation… Elles permettent de le retrouver et de le gérer indépendamment de son nom de fichier ou de son dossier.
Pour aller plus loin : Règles de nommage des fichiers

O

OCR (reconnaissance optique de caractères): Technologie qui transforme l’image d’un texte (scan, photo) en texte exploitable, pour la recherche plein texte et l’extraction de données.
Pour aller plus loin : Dématérialiser ses archives papier
On-Premise (sur site): Mode de déploiement dans lequel le logiciel est installé sur les serveurs de l’organisation (ou de son infogérant), par opposition au SaaS mutualisé chez l’éditeur.

P

PAdES: Format de signature électronique propre au PDF (PDF Advanced Electronic Signatures), normalisé par l’ETSI. La signature est intégrée au fichier et vérifiable dans un lecteur PDF.
PDF/A: Version du PDF normalisée pour l’archivage à long terme (ISO 19005) : polices embarquées, pas de contenu dynamique ni de dépendance externe, pour que le document reste lisible à l’identique dans des décennies.
Piste d’audit: Journal horodaté et non modifiable des actions réalisées sur les documents (création, consultation, modification, partage, suppression). Elle prouve qui a fait quoi et quand.
Plan de classement: Structure logique et partagée qui organise les documents d’une organisation, généralement par activités ou processus. C’est le socle de l’arborescence d’une GED.
Pour aller plus loin : Construire un plan de classement

R

RAG (Retrieval-Augmented Generation): Technique d’IA qui retrouve d’abord les passages pertinents dans vos documents, puis les fournit au modèle de langage pour qu’il réponde en citant ses sources, plutôt que de répondre de mémoire.
Réversibilité: Capacité à récupérer l’intégralité de ses documents et métadonnées dans des formats exploitables, pour changer de solution ou de prestataire sans perte. Une clause indispensable du contrat et du cahier des charges.
Pour aller plus loin : Cahier des charges GED
RGPD: Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles. Il s’applique à tous les documents d’une GED qui contiennent des données personnelles : durées de conservation, sécurité, droits des personnes.
Pour aller plus loin : GED et RGPD

S

SAE (système d’archivage électronique): Système dédié à la conservation à long terme des documents à valeur probante, avec des garanties d’intégrité, de traçabilité et de pérennité. Il complète la GED, qui gère les documents vivants.
SecNumCloud: Qualification délivrée par l’ANSSI aux offres cloud qui respectent un référentiel exigeant de sécurité et d’immunité aux lois extraterritoriales. C’est aujourd’hui la référence française du cloud de confiance.
Pour aller plus loin : SecNumCloud et hébergement souverain
Signature électronique: Procédé qui identifie le signataire et garantit son consentement ainsi que l’intégrité du document signé. eIDAS distingue trois niveaux : simple, avancée et qualifiée.
Pour aller plus loin : Les niveaux de signature électronique
SSO (authentification unique): Mécanisme qui permet aux utilisateurs de se connecter à la GED avec leur compte d’entreprise existant (annuaire, Microsoft Entra ID, Google…), via des protocoles comme OpenID Connect ou SAML.

T

Tableau de gestion: Document qui liste, pour chaque type de document d’un service, sa durée d’utilité administrative et son sort final. Il est la traduction opérationnelle des règles de conservation, notamment dans le secteur public.
Pour aller plus loin : La GED dans les collectivités

V

Versioning (gestion des versions): Conservation de l’historique des versions successives d’un document, avec la possibilité de comparer et de restaurer une version antérieure.

W

Workflow documentaire: Circuit automatisé qui fait passer un document par des étapes (vérification, validation, signature, archivage) en assignant des tâches à des personnes, avec échéances et relances.
WORM (Write Once, Read Many): Mode de stockage dans lequel un document, une fois écrit, ne peut plus être modifié ni supprimé avant la fin de sa durée de conservation. Il garantit l’inaltérabilité des documents probants.