Facture électronique 2026 : calendrier, PA, formats et GED
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Calendrier, acteurs, formats et conséquences concrètes pour votre archivage et votre GED.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France doivent être capables de recevoir des factures électroniques. À la même date, les grandes entreprises et les ETI sont tenues de les émettre sous forme électronique et de transmettre certaines données à l’administration (e-reporting). Les PME et micro-entreprises suivront le 1er septembre 2027 pour l’émission et l’e-reporting.
Concrètement, les factures entre entreprises ne s’échangent plus par e-mail ou par courrier, mais via des plateformes agréées (PA), anciennement appelées plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), dans des formats structurés : Factur-X, UBL ou CII. Ce calendrier a été fixé par l’article 91 de la loi de finances pour 2024, qui a reporté les échéances initialement prévues entre 2024 et 2026.
Pour l’archivage, la réforme change une chose essentielle : l’original d’une facture devient un fichier de données, pas un document visuel. Voici ce qu’il faut savoir, et ce que cela implique pour votre GED.
Le calendrier de la réforme
| Échéance | Grandes entreprises | ETI | PME | Micro-entreprises |
|---|---|---|---|---|
| 1er septembre 2026 | Réception, émission, e-reporting | Réception, émission, e-reporting | Réception | Réception |
| 1er septembre 2027 | — | — | Émission, e-reporting | Émission, e-reporting |
La catégorie d’entreprise (micro, PME, ETI, grande entreprise) s’apprécie selon les critères de l’article 51 de la loi de modernisation de l’économie et de son décret d’application n° 2008-1354 : effectif, chiffre d’affaires et total de bilan. Une entreprise peut choisir d’émettre en format électronique avant son échéance, ce que beaucoup de PME font déjà pour simplifier leurs échanges avec les grands comptes.
Les relations avec le secteur public (B2G) ne sont pas concernées par ce calendrier : la facturation électronique vers l’État, les collectivités et les établissements publics passe par Chorus Pro et est obligatoire pour tous les fournisseurs depuis le 1er janvier 2020.
Deux obligations distinctes : e-invoicing et e-reporting
La réforme repose sur deux mécanismes complémentaires, qui couvrent ensemble la quasi-totalité des opérations d’une entreprise.
| Type d’opération | Dispositif | Ce qui est transmis |
|---|---|---|
| Vente entre deux assujettis établis en France (B2B domestique) | E-invoicing | La facture électronique complète, échangée via les plateformes agréées ; une partie des données est transmise à l’administration |
| Vente à un particulier (B2C) | E-reporting | Des données agrégées de transaction (montants, TVA), sans facture électronique obligatoire |
| Opération avec un client ou un fournisseur étranger (B2B international) | E-reporting | Les données de la transaction |
| Prestations de services (TVA exigible à l’encaissement) | E-reporting des paiements | La date et le montant des encaissements |
L’objectif affiché par l’administration est double : lutter contre la fraude à la TVA et, à terme, préremplir les déclarations de TVA. Pour vous, cela signifie que les données de facturation arrivent à l’administration quasiment en temps réel. Une erreur de facturation n’est plus une affaire interne.
Les plateformes agréées (PA)
Une plateforme agréée est un opérateur privé immatriculé par la DGFiP après une procédure d’examen. Elle émet et reçoit les factures pour le compte de ses clients, contrôle leur conformité, gère les statuts, et transmet les données requises à l’administration. La liste des plateformes immatriculées est publiée sur impots.gouv.fr.
Trois notions à distinguer :
- Plateforme agréée (PA) : le seul acteur habilité à échanger des factures électroniques entre entreprises et à transmettre les données au fisc. Toute entreprise doit en choisir au moins une.
- Portail public de facturation (PPF) : il tient l’annuaire central (qui indique pour chaque entreprise la plateforme sur laquelle elle reçoit ses factures) et concentre les données destinées à l’administration. Depuis fin 2024, il n’offre plus de service gratuit d’émission et de réception.
- Opérateur de dématérialisation (OD) : un logiciel (comptable, ERP, outil de facturation) qui n’est pas immatriculé mais se connecte à une plateforme agréée pour lui transmettre ou en recevoir les factures.
Le choix d’une PA engage votre organisation pour plusieurs années. Au-delà du prix, comparez la couverture des formats, les API disponibles, la gestion des statuts, la réversibilité (pouvez-vous changer de plateforme en récupérant tout votre historique ?) et, point souvent négligé, la durée pendant laquelle la plateforme conserve vos factures. Une PA n’est pas nécessairement un service d’archivage à 10 ans.
Les formats : Factur-X, UBL et CII
Le « socle » de la réforme comprend trois formats, tous conformes à la norme européenne EN 16931 sur la facture électronique.
| Format | Nature | Usage typique |
|---|---|---|
| Factur-X | Hybride : un PDF/A-3 lisible par un humain, avec un fichier XML structuré embarqué | PME, échanges où le destinataire veut aussi un visuel ; standard franco-allemand |
| UBL (Universal Business Language) | XML pur, standard OASIS | Grands comptes, échanges européens (réseau Peppol) |
| CII (Cross Industry Invoice, UN/CEFACT) | XML pur | Échanges EDI, industrie ; c’est aussi la syntaxe du XML embarqué dans Factur-X |
Un point à retenir : un PDF simple, même envoyé par une plateforme, n’est pas une facture électronique au sens de la réforme. Ce sont les données structurées qui font foi. Dans une Factur-X, en cas de divergence entre le visuel PDF et le XML, c’est le XML qui porte la facture.
La réforme ajoute aussi de nouvelles mentions obligatoires, parmi lesquelles le numéro SIREN du client, l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de celle du client, la nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services ou les deux) et, le cas échéant, l’option pour le paiement de la TVA d’après les débits. Vos modèles de factures et vos fiches clients doivent donc être revus.
Les statuts du cycle de vie
Chaque facture échangée via une PA porte des statuts qui retracent son parcours : déposée, rejetée (pour non-conformité technique), refusée (par le destinataire), encaissée, etc. Certains statuts sont obligatoires et transmis à l’administration, d’autres sont facultatifs mais utiles, comme « approuvée » ou « en litige ». Ces statuts font partie du dossier de la facture et méritent d’être conservés avec elle.
Ce que la réforme change pour l’archivage
Les durées ne changent pas : une facture reste une pièce justificative à conserver 10 ans au titre du Code de commerce et 6 ans au titre du droit fiscal (détails dans notre tableau des durées de conservation). Ce qui change, c’est la nature de ce que vous archivez.
L’original est le fichier structuré. L’article L102 B du Livre des procédures fiscales impose de conserver sous forme électronique les documents établis ou reçus sous cette forme. Imprimer une facture électronique pour la ranger dans un classeur ne constitue pas une conservation valable. Il faut garder le fichier XML ou le PDF/A-3 complet, sans le convertir.
L’intégrité doit être démontrable. Le Code général des impôts exige que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture soient assurées de l’émission jusqu’à la fin de la période de conservation. L’échange via une PA couvre la transmission ; la suite relève de votre archivage. Une empreinte calculée à l’entrée dans le système d’archivage, un stockage non modifiable et une piste d’audit sont les moyens habituels de le démontrer (voir valeur probante d’un document numérique).
Le dossier de facture s’élargit. Pour justifier une facture en cas de contrôle, vous aurez intérêt à conserver ensemble : le fichier original, ses statuts, le bon de commande, le bon de livraison ou le procès-verbal de réception, et la trace de validation interne (« bon à payer »).
La localisation reste encadrée. Les factures peuvent être stockées hors de France dans les conditions prévues par l’article L102 C du Livre des procédures fiscales, qui limite cette possibilité aux pays garantissant à l’administration un accès en ligne et une assistance mutuelle. Vérifiez où votre plateforme et votre archive stockent réellement les fichiers, sauvegardes comprises.
Le papier ne disparaît pas complètement. Les factures de fournisseurs étrangers, les tickets de caisse et certaines notes de frais arrivent encore sur papier ou en PDF simple. Leur numérisation, suivie de la destruction de l’original, reste possible si elle respecte les conditions fixées par arrêté (copie fidèle, intégrité garantie, conservation sécurisée).
Ce que la réforme change pour votre GED
Une GED n’est pas une plateforme agréée et ne peut pas le devenir sans immatriculation. Elle a pourtant un rôle clair dans la nouvelle chaîne de facturation.
| Étape | Plateforme agréée | ERP ou logiciel comptable | GED |
|---|---|---|---|
| Réception de la facture et contrôle de conformité | Oui | — | — |
| Transmission des données au fisc, gestion des statuts obligatoires | Oui | — | — |
| Intégration comptable, écritures, paiement | — | Oui | — |
| Circuit de validation (bon à payer, litiges) | Parfois | Parfois | Oui |
| Rapprochement avec commande, livraison, contrat | — | Parfois | Oui |
| Conservation 10 ans, inaltérabilité, recherche, piste d’audit | Rarement sur toute la durée | Rarement | Oui |
En pratique, la GED récupère les factures depuis la plateforme par API, les indexe avec leurs métadonnées (fournisseur, SIREN, numéro, date, montants, statut), les fait circuler pour validation, puis les fige dans un espace d’archive pour toute la durée légale. Elle permet aussi de retrouver en quelques secondes l’ensemble des pièces d’un dossier lors d’un contrôle.
Par exemple, OpenFilz (la GED éditée par l’équipe qui publie ce site) n’est pas une plateforme agréée, mais fournit des API REST et GraphQL pour ce type d’intégration, des workflows de validation avec échéances et relances, ainsi qu’un mode WORM et des empreintes SHA-256 pour la phase de conservation. Quel que soit votre outil, la question clé est la même : qui, dans votre chaîne, conserve l’original structuré pendant 10 ans, et comment le prouvez-vous ?
Les cabinets comptables sont en première ligne sur ce sujet, pour eux-mêmes et pour leurs clients : notre article GED pour les experts-comptables détaille l’organisation d’un cabinet face à la réforme.
À retenir
- Réception obligatoire pour toutes les entreprises depuis le 1er septembre 2026.
- Émission et e-reporting : grandes entreprises et ETI depuis le 1er septembre 2026, PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027.
- Les factures B2B passent par une plateforme agréée, dans un format structuré (Factur-X, UBL, CII).
- L’original à archiver est le fichier structuré, pendant 10 ans, sous forme électronique.
- La plateforme échange, la GED valide, relie et conserve.
Sanctions
Le Code général des impôts (article 1737) prévoit une amende par facture non émise sous forme électronique lorsque l’obligation s’applique, ainsi qu’une amende par manquement à l’obligation d’e-reporting, chacune plafonnée par année civile. Les montants en vigueur sont de 15 € par facture et de 250 € par transmission manquante, avec un plafond annuel de 15 000 € pour chacune. L’amende n’est en principe pas appliquée à une première infraction commise au cours de l’année civile et des trois années précédentes lorsqu’elle est réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une demande de l’administration.
Checklist de mise en conformité
Pour toutes les entreprises (réception, déjà exigible) :
- Choisir une plateforme agréée et vérifier votre inscription dans l’annuaire central.
- Identifier les adresses de facturation (SIREN, éventuellement SIRET ou code de service) sur lesquelles vous recevez.
- Connecter la plateforme à votre logiciel comptable ou ERP.
- Définir où et comment les factures reçues sont conservées pendant 10 ans, sous forme électronique.
- Informer vos fournisseurs de vos nouvelles modalités de réception.
Pour les PME et micro-entreprises (émission, 1er septembre 2027) :
- Vérifier que votre outil de facturation produit un format du socle (Factur-X, UBL ou CII).
- Mettre à jour les fiches clients (SIREN, adresse de livraison) et les modèles de facture (nouvelles mentions).
- Recenser les flux B2C et internationaux soumis à l’e-reporting.
- Organiser le circuit de validation et le rapprochement des factures avec les commandes.
- Tester l’ensemble avec quelques clients avant l’échéance.
Enfin, surveillez les évolutions : les modalités de la réforme ont été ajustées à plusieurs reprises par les lois de finances successives. Les informations officielles à jour sont publiées sur impots.gouv.fr et sur le site de l’administration fiscale dédié à la facturation électronique. Pour une vue d’ensemble de l’organisation documentaire d’une petite structure, voyez aussi notre guide GED pour PME.
Questions fréquentes
Une petite entreprise doit-elle déjà recevoir des factures électroniques ?
Oui. Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme agréée. L'obligation d'émettre ne s'appliquera aux PME et micro-entreprises qu'au 1er septembre 2027.
Un PDF envoyé par e-mail est-il encore une facture valable ?
Entre entreprises établies en France, un fournisseur peut encore envoyer un PDF tant que sa propre obligation d'émission n'est pas entrée en vigueur, c'est-à-dire jusqu'au 1er septembre 2027 pour une PME ou une micro-entreprise. Une grande entreprise ou une ETI doit en revanche émettre ses factures domestiques au format électronique structuré depuis le 1er septembre 2026.
Faut-il archiver le PDF ou le XML d'une facture Factur-X ?
Il faut archiver le fichier tel qu'il a été émis ou reçu. Pour une Factur-X, c'est le PDF/A-3 complet, qui contient le XML embarqué : les données structurées font foi. Ne conservez pas seulement une image ou une impression, et ne séparez pas le XML du PDF sans garder aussi l'original.
Le portail public de facturation permet-il d'émettre gratuitement ses factures ?
Non. Depuis la réorientation décidée fin 2024, le portail public de facturation n'assure plus l'émission ni la réception des factures. Il gère l'annuaire central et concentre les données transmises à l'administration. Chaque entreprise doit donc passer par une plateforme agréée.
Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA sont-ils concernés ?
Oui, pour la réception : comme toutes les entreprises établies en France, ils doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026. Leurs obligations d'émission et de transmission de données suivent le calendrier des micro-entreprises, soit le 1er septembre 2027, avec des modalités adaptées à leur régime.
Ma GED peut-elle servir de plateforme agréée ?
Non. Une plateforme agréée est un opérateur immatriculé par l'administration fiscale, qui échange les factures et transmet les données au fisc. Une GED intervient en aval : elle reçoit les factures de la plateforme, organise leur validation et en assure la conservation et la recherche.