GED expert-comptable : pièces, facture électronique et LCB-FT
Un cabinet d'expertise comptable gère des milliers de pièces pour le compte de ses clients. La GED doit absorber ce flux, sécuriser les dossiers LCB-FT et suivre la facture électronique.
Pour un cabinet d’expertise comptable, une GED doit faire trois choses : absorber le flux de pièces justificatives des clients (factures, relevés, justificatifs de frais), isoler et conserver les dossiers LCB-FT (identification des clients et bénéficiaires effectifs, conservés cinq ans après la fin de la relation), et tracer les échanges avec chaque client. Depuis le 1er septembre 2026, elle doit en plus s’articuler avec la facture électronique, qui change la manière dont les factures arrivent au cabinet.
Contrairement à une entreprise qui gère ses propres documents, le cabinet gère ceux de dizaines ou de centaines de clients, chacun avec ses exercices, ses obligations et ses interlocuteurs. La GED devient l’infrastructure de production du cabinet.
Ce guide récapitule les obligations, les documents concernés, les fonctions attendues et une checklist de choix.
Les obligations propres à la profession
Le secret professionnel
Les experts-comptables sont tenus au secret professionnel par l’ordonnance du 19 septembre 1945 qui organise la profession. Les dossiers clients contiennent des informations financières, fiscales, sociales et patrimoniales très sensibles. La GED doit restreindre l’accès aux collaborateurs affectés à chaque client, tracer les consultations et garantir un hébergement dont le cabinet maîtrise les conditions.
La conservation des pièces : qui conserve quoi ?
Les principales durées à connaître :
| Document | Durée | Fondement | Qui est concerné |
|---|---|---|---|
| Livres, registres et pièces justificatives comptables | 10 ans à compter de la clôture de l’exercice | Code de commerce (article L123-22) | L’entreprise cliente |
| Documents sur lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle | 6 ans à compter de la dernière opération | Livre des procédures fiscales (article L102 B) | L’entreprise cliente |
| Documents d’identification LCB-FT | 5 ans à compter de la fin de la relation d’affaires | Code monétaire et financier (article L561-12) | Le cabinet |
| Dossier de travail et preuves des diligences | Selon la politique du cabinet, au moins la durée de la responsabilité | Normes professionnelles, responsabilité civile | Le cabinet |
Le point clé : la conservation légale des pièces comptables incombe au client, pas au cabinet. Mais en pratique, beaucoup de clients s’appuient sur leur expert-comptable. La lettre de mission doit préciser si le cabinet conserve les pièces pour le compte du client, pendant combien de temps, et comment elles lui sont restituées. Pour l’ensemble des durées, consultez notre tableau des durées de conservation.
La numérisation des pièces papier
Le droit fiscal autorise la conservation sous forme numérique des factures établies ou reçues sur papier, à condition de respecter une procédure fixée par arrêté (arrêté du 22 mars 2017) : reproduction à l’identique, format PDF ou PDF/A, dispositif garantissant l’intégrité (empreinte, cachet ou signature), horodatage, et une piste d’audit du processus. Respectées, ces conditions permettent de détruire l’original.
Plus largement, le Code civil reconnaît la copie fiable (article 1379), dont les conditions sont précisées par décret. Notre article sur la valeur probante d’un document numérique détaille ces notions.
La facture électronique
La réforme de la facturation électronique entre dans sa phase opérationnelle :
- depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises et ETI doivent les émettre ;
- au 1er septembre 2027, l’obligation d’émission s’étend aux PME et microentreprises.
Les factures transitent par des plateformes agréées par l’administration, sous forme de données structurées (formats Factur-X, UBL ou CII). Pour le cabinet, cela change la collecte : les factures arrivent comme des flux de données, plus comme des PDF envoyés par e-mail. La GED reste utile pour tout le reste, et pour rattacher la facture au dossier du client. Le détail du calendrier et de l’articulation avec une GED est dans notre article sur la réforme de la facture électronique.
La lutte contre le blanchiment (LCB-FT)
Les experts-comptables sont assujettis aux obligations de LCB-FT. Pour chaque client, le cabinet doit :
- identifier le client et, pour une société, ses bénéficiaires effectifs ;
- recueillir les informations sur l’objet et la nature de la relation d’affaires ;
- évaluer le niveau de risque et exercer une vigilance adaptée tout au long de la relation ;
- conserver pendant cinq ans après la fin de la relation les documents d’identification et ceux relatifs aux opérations ayant fait l’objet d’un examen particulier.
Le respect de ces obligations est contrôlé par l’Ordre. La GED doit permettre de retrouver instantanément le dossier LCB-FT d’un client, de voir quand il a été mis à jour et de prouver ce qui a été fait.
À retenir : les pièces LCB-FT ont une durée de conservation propre (cinq ans après la fin de la relation), différente de celle des pièces comptables. Rangez-les dans un espace distinct, avec des droits restreints et une règle de conservation dédiée.
Les documents typiques d’un cabinet
| Famille | Exemples | Volume | Particularité |
|---|---|---|---|
| Pièces justificatives | Factures d’achat et de vente, notes de frais, tickets | Très élevé | Flux continu, souvent mal nommé |
| Banque | Relevés, échéanciers d’emprunt | Élevé | Récurrent, mensuel |
| Social | Bulletins de paie, déclarations sociales, contrats de travail | Élevé | Données personnelles sensibles |
| Fiscal | Liasses, déclarations de TVA, avis d’imposition | Moyen | Délais légaux |
| Juridique | Statuts, procès-verbaux d’assemblée, Kbis | Faible | Mise à jour ponctuelle |
| LCB-FT | Pièces d’identité, bénéficiaires effectifs, fiche de risque | Faible | Accès restreint, conservation propre |
| Dossier de travail | Feuilles de travail, révision, lettre d’affirmation | Moyen | Preuve des diligences |
| Relation client | Lettre de mission, correspondances, comptes rendus | Moyen | Fondement de la responsabilité |
Les fonctions attendues
Collecter sans ressaisir
- Espace de dépôt par client, avec lien sécurisé, pour remplacer les pièces jointes et les clés USB.
- Numérisation par lots avec OCR pour les clients qui apportent encore des cartons de papier.
- Import automatique depuis une boîte mail ou un dossier surveillé.
- Classement assisté : reconnaissance du type de pièce et du fournisseur, proposition du dossier de destination. Avec une IA, préférez un modèle exécuté localement ou chez un prestataire maîtrisé, car ce sont les données financières de vos clients.
Organiser par client et par exercice
- Modèle d’arborescence standard créé à l’ouverture de chaque dossier client (Juridique, Fiscal, Social, Exercice N, LCB-FT).
- Métadonnées : client, SIREN, exercice, type de pièce, montant, échéance.
- Recherche plein texte sur l’ensemble des pièces, par exemple pour retrouver une facture à partir d’un montant ou d’un numéro.
Tracer et prouver
- Piste d’audit des dépôts, consultations et modifications.
- Versions des états et feuilles de travail.
- Signature électronique des lettres de mission et des lettres d’affirmation.
- Workflows de revue : préparation, contrôle par le chef de mission, validation par l’expert-comptable, avec échéances et relances.
Ces circuits de revue sont typiquement ce que couvrent les workflows documentaires d’une GED moderne, comme ceux d’OpenFilz, la GED éditée par l’équipe de ce site.
Checklist GED pour cabinet d’expertise comptable
- Un espace par client, créé à partir d’un modèle standard
- Droits limités aux collaborateurs affectés au client
- Espace LCB-FT séparé, à accès restreint, avec conservation 5 ans après la fin de la relation
- Dépôt de pièces par les clients sans e-mail (lien ou portail)
- OCR et recherche plein texte sur toutes les pièces
- Procédure de numérisation conforme (PDF/A, intégrité, horodatage, piste d’audit) si les originaux papier doivent être détruits
- Articulation avec la plateforme agréée et le logiciel de production comptable vérifiée
- Règles de conservation par type de document, alignées sur la lettre de mission
- Signature électronique des lettres de mission
- Workflows de revue avec échéances
- Hébergement en France, contrat de sous-traitance RGPD, liste des sous-traitants
- Restitution complète du dossier au client en fin de mission, dans un format ouvert
Les points de vigilance
Le logiciel de production n’est pas une GED. Les logiciels comptables savent attacher une pièce à une écriture, mais pas gérer un dossier permanent, des correspondances, des dossiers LCB-FT et des durées de conservation. Les deux outils sont complémentaires ; vérifiez qu’ils se parlent.
La fin de mission. Quand un client part, le cabinet doit lui restituer ses pièces et conserver ce qui le concerne (LCB-FT, dossier de travail). Une GED bien structurée permet d’exporter le dossier du client en quelques minutes et d’appliquer ensuite les bonnes règles de conservation au reste.
Les données personnelles des salariés des clients. Les bulletins de paie et contrats de travail contiennent des données personnelles. Le cabinet agit en principe comme sous-traitant de son client au sens du RGPD : les engagements correspondants doivent figurer dans la lettre de mission ou un contrat dédié.
L’effet volume. Un cabinet de taille moyenne reçoit des dizaines de milliers de pièces par an. Testez la solution sur un vrai flux (un mois de pièces d’un gros client) avant de vous engager : rapidité de l’OCR, de la recherche et du classement.
Questions fréquentes
Combien de temps un expert-comptable doit-il conserver les pièces de ses clients ?
Les obligations de conservation pèsent d'abord sur l'entreprise cliente : dix ans pour les documents comptables et pièces justificatives au titre du Code de commerce, six ans au titre du droit fiscal. Le cabinet doit de son côté conserver ses propres dossiers de travail et les pièces d'identification LCB-FT pendant cinq ans après la fin de la relation. La lettre de mission doit préciser qui conserve quoi.
Une facture papier numérisée a-t-elle la même valeur que l'original ?
Oui, sous conditions. Le droit fiscal autorise la conservation sous forme numérique des factures reçues ou émises sur papier, si la numérisation respecte les conditions fixées par arrêté : copie conforme à l'original, format PDF ou PDF/A, empreinte ou cachet garantissant l'intégrité, horodatage, et une piste d'audit. L'original papier peut alors être détruit.
La facture électronique rend-elle la GED inutile pour un cabinet comptable ?
Non. Les factures électroniques transitent par des plateformes agréées, mais les autres pièces (relevés, contrats, bulletins, justificatifs de frais, correspondances, dossiers de travail) restent à gérer. La GED garde aussi la mémoire du dossier client, les échanges et les preuves de diligences. La réforme change le flux entrant des factures, pas le besoin documentaire du cabinet.
Quels documents LCB-FT un cabinet d'expertise comptable doit-il conserver ?
Le cabinet conserve les documents relatifs à l'identité du client et du bénéficiaire effectif, les éléments de connaissance de la relation d'affaires et les documents relatifs aux opérations faisant l'objet d'un examen renforcé. Ces pièces sont conservées cinq ans à compter de la fin de la relation d'affaires. Elles doivent pouvoir être produites lors d'un contrôle de l'Ordre.
Comment échanger les pièces avec les clients sans e-mail ?
La solution la plus courante est un espace de dépôt partagé par client, accessible par lien sécurisé ou par un portail. Le client dépose ses pièces, qui arrivent directement dans le bon dossier, et le cabinet peut y partager les états produits. Cela évite les pièces jointes perdues et donne une trace de ce qui a été reçu et quand.