Durée de conservation des documents : le tableau 2026
Combien de temps garder une facture, un bulletin de paie, des statuts ou un contrat ? Le tableau de référence par famille de documents, avec le texte qui fonde chaque durée, et la manière de l'appliquer dans une GED.
La durée de conservation des documents d’entreprise se situe le plus souvent entre 5 et 10 ans. Les pièces comptables et les factures se gardent 10 ans (article L123-22 du Code de commerce), les justificatifs fiscaux 6 ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales), les contrats commerciaux et la plupart des documents sociaux 5 ans, qui est le délai de prescription de droit commun. Quelques documents échappent à cette fourchette : 1 an pour le décompte des heures de travail, 30 ans pour un acte immobilier, 40 ans pour le document unique d’évaluation des risques.
Ces durées sont des minimums. Elles ne vous autorisent pas à tout garder indéfiniment : dès qu’un document contient des données personnelles, le RGPD impose de le supprimer ou de l’anonymiser une fois sa finalité épuisée. Vous devez donc tenir deux bornes à la fois : ne pas détruire trop tôt, ne pas conserver trop longtemps.
Les tableaux ci-dessous sont classés par famille de documents. Chaque ligne indique la durée minimale, son point de départ et le texte qui la fonde. La dernière partie explique comment une GED transforme ce tableau en règles appliquées automatiquement.
Comment lire ces tableaux
Quatre notions évitent la plupart des erreurs.
Durée de conservation et délai de prescription. Beaucoup de durées ne sont pas des obligations explicites de conservation mais découlent d’un délai de prescription : si un client peut agir contre vous pendant 5 ans, vous avez intérêt à garder pendant 5 ans les pièces qui vous permettront de vous défendre. Le tableau signale ces cas en citant le texte de prescription.
Point de départ. Une durée ne court pas toujours à partir de la date du document. Les pièces comptables se comptent à partir de la clôture de l’exercice, le registre du personnel à partir du départ du salarié, les statuts à partir de la disparition de la société. Une facture datée de janvier 2026, dans un exercice clos le 31 décembre 2026, doit être conservée jusqu’au 31 décembre 2036.
Droit de reprise et conservation fiscale. Le droit de reprise de l’administration (le délai pendant lequel elle peut redresser un impôt) est en général de 3 ans. L’obligation de conservation fiscale est de 6 ans. Ne confondez pas les deux : c’est la seconde qui dicte votre archivage.
Cumul des durées. Un même document relève souvent de plusieurs règles. On applique toujours la plus longue. Et un litige ou un contrôle en cours suspend toute destruction jusqu’à son issue définitive.
Documents comptables et fiscaux
| Document | Durée minimale | Point de départ | Base légale |
|---|---|---|---|
| Livres et registres comptables (journal, grand livre, livre d’inventaire) | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Pièces justificatives : factures clients et fournisseurs, bons de commande, bons de livraison, notes de frais | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Documents permettant le contrôle des impôts (impôt sur les sociétés, BIC, BNC, TVA) | 6 ans | Dernière opération mentionnée ou date d’établissement du document | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Documents fiscaux établis ou reçus sous forme électronique | Sous forme électronique pendant au moins le délai de reprise, puis sur tout support jusqu’à 6 ans | Idem | Livre des procédures fiscales, art. L102 B |
| Justificatifs d’un déficit reporté | Jusqu’à l’imputation complète du déficit, puis le délai de reprise | Exercice d’imputation | Principe dégagé par la jurisprudence fiscale |
| Documents douaniers | 3 ans | Date de l’opération | Code des douanes, art. 16 |
Deux remarques pratiques. D’abord, la durée comptable de 10 ans absorbe la durée fiscale de 6 ans pour la plupart des pièces : gardez vos factures 10 ans. Ensuite, un document reçu au format électronique doit rester électronique. Imprimer une facture électronique et détruire le fichier n’est pas une option. Ce point prend une importance nouvelle avec la réforme de la facture électronique, qui généralise les factures structurées (XML) entre entreprises.
Documents sociaux et ressources humaines
| Document | Durée minimale | Point de départ | Base légale |
|---|---|---|---|
| Double des bulletins de paie (papier ou électronique) | 5 ans | Date de remise | Code du travail, art. L3243-4 |
| Registre unique du personnel | 5 ans | Départ du salarié | Code du travail, art. R1221-26 |
| Contrat de travail, éléments de salaire, primes, indemnités, reçu pour solde de tout compte | 5 ans | Fin du contrat | Code civil, art. 2224 (prescription de droit commun) |
| Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Date d’exigibilité | Code de la sécurité sociale, art. L244-3 ; LPF, art. L169 A |
| Décompte de la durée du travail (horaires, astreintes) | 1 an | Fin de la période | Code du travail, art. D3171-16 |
| Déclarations d’accident du travail | 5 ans | Date de la déclaration | Code du travail, art. D4711-3 |
| Observations et mises en demeure de l’inspection du travail, rapports de vérification en santé et sécurité | 5 ans | Date du document | Code du travail, art. D4711-3 |
| Document unique d’évaluation des risques professionnels (chaque version) | 40 ans | Élaboration de la version | Code du travail, art. L4121-3-1 et R4121-4 |
| Dossiers de candidats non retenus | 2 ans maximum | Dernier contact | Recommandation de la CNIL (référentiel « recrutement ») |
La dernière ligne est une durée maximale, pas minimale : elle vient de la doctrine de la CNIL sur les données personnelles, pas d’une obligation de conservation. C’est un bon exemple de la double borne évoquée plus haut.
Pour les bulletins de paie, l’obligation de l’employeur est de 5 ans. Le salarié, lui, a intérêt à conserver les siens jusqu’à la liquidation de sa retraite. Si vous proposez le bulletin de paie électronique, le Code du travail impose d’en garantir la disponibilité pour le salarié pendant 50 ans ou jusqu’à ses 75 ans (article D3243-8), ce qui passe en général par un coffre-fort numérique dédié plutôt que par votre GED interne.
Documents juridiques et vie de la société
| Document | Durée minimale | Point de départ | Base légale |
|---|---|---|---|
| Statuts et actes modificatifs | 5 ans | Perte de la personnalité morale (radiation) | Code civil, art. 2224 |
| Comptes annuels, traités de fusion et actes liés au fonctionnement de la société | 10 ans | Clôture de l’exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Registres des procès-verbaux d’assemblées et de conseils, registre des mouvements de titres | 5 ans | Fin de leur utilisation | Code civil, art. 2224 |
| Feuilles de présence, pouvoirs, rapports de gestion et rapports du commissaire aux comptes | 3 derniers exercices au minimum | — | Code de commerce, art. L225-117 (droit de communication des actionnaires) |
| Titres de propriété et actes d’acquisition ou de cession immobilière | 30 ans | Date de l’acte | Code civil, art. 2227 |
| Documents relatifs à un ouvrage de construction (réception, garanties) | 10 ans | Réception des travaux | Code civil, art. 1792-4-1 |
En pratique, la plupart des entreprises conservent statuts, procès-verbaux et registres pendant toute la vie de la société, puis 5 ans après sa disparition. Le coût de stockage est négligeable et ces documents sont régulièrement demandés (banque, cession, due diligence).
Contrats, documents commerciaux et bancaires
| Document | Durée minimale | Point de départ | Base légale |
|---|---|---|---|
| Contrats et correspondance commerciale entre commerçants, ou entre commerçant et non-commerçant | 5 ans | Fin du contrat ou date du fait générateur | Code de commerce, art. L110-4 |
| Contrat conclu par voie électronique avec un consommateur, pour un montant d’au moins 120 € | 10 ans | Conclusion du contrat (ou livraison) | Code de la consommation, art. L213-1 et D213-1 s. |
| Documents bancaires (relevés, talons de chèques, avis de remise) | 5 ans | Date de l’opération | Code de commerce, art. L110-4 |
| Documents de transport de marchandises | 1 an | Date de livraison | Code de commerce, art. L133-6 |
| Polices d’assurance | 2 ans | Résiliation du contrat | Code des assurances, art. L114-1 |
| Contrats avec des particuliers (hors vente électronique ci-dessus) | 5 ans | Fin du contrat | Code civil, art. 2224 |
Pour les contrats, le point de départ réel est souvent la fin du contrat, pas sa signature. Un contrat de maintenance signé en 2018 et résilié en 2025 doit être gardé au moins jusqu’en 2030. D’où l’intérêt de saisir la date de fin comme métadonnée dès que le contrat est classé.
À retenir
- 10 ans pour tout ce qui touche à la comptabilité, factures comprises.
- 6 ans pour les justificatifs fiscaux, sous leur forme d’origine s’ils sont électroniques.
- 5 ans pour les contrats, la banque, la paie et la plupart des documents sociaux.
- Des exceptions longues (30 ans pour l’immobilier, 40 ans pour le DUERP) et courtes (1 an pour les horaires).
- Toujours la durée la plus longue en cas de cumul, et aucune destruction pendant un litige.
Trois situations particulières
Les données personnelles. Le RGPD (article 5, paragraphe 1, e) pose un principe de limitation de la conservation, sans fixer de durées chiffrées. La CNIL publie des référentiels sectoriels (gestion du personnel, recrutement, gestion commerciale…) qui proposent des durées de référence. Pour les documents RH ou clients, le bon réflexe consiste à croiser le tableau légal ci-dessus avec ces référentiels. Le sujet est développé dans notre article GED et RGPD.
Le secteur public. Les documents produits par une collectivité ou un établissement public sont des archives publiques au sens du Code du patrimoine. Leur conservation suit des durées d’utilité administrative (DUA) fixées par des référentiels et tableaux de gestion, et toute élimination est soumise au visa de l’administration des archives. Une commune ne peut donc pas appliquer seule le tableau ci-dessus : voyez notre guide GED pour les collectivités territoriales.
Les professions réglementées. Avocats, experts-comptables, établissements de santé et notaires ont leurs propres obligations (dossiers clients, dossiers médicaux, minutes), fixées par leurs textes professionnels. Elles s’ajoutent aux durées générales.
Comment une GED applique des durées de conservation
Un tableau de durées ne sert à rien s’il reste dans un classeur. Dans une GED bien paramétrée, chaque document hérite automatiquement de sa règle au moment où il est classé. Le mécanisme repose sur quatre briques.
1. Une règle de rétention par type de document
La règle se définit une fois, pour un type de document ou une branche du plan de classement. Elle comprend quatre paramètres :
- la durée (10 ans, 5 ans, 40 ans…) ;
- l’événement déclencheur : date du document, clôture d’exercice, fin de contrat, départ du salarié ;
- le sort final : destruction, conservation définitive, versement à un service d’archives, ou revue manuelle ;
- la référence du texte qui la fonde, pour pouvoir justifier la règle lors d’un audit.
L’événement déclencheur est la partie la plus délicate. La date de fin d’un contrat ou la date de départ d’un salarié n’est pas connue au moment du classement. La GED doit donc permettre de renseigner cette date plus tard, dans une métadonnée, et recalculer l’échéance à ce moment-là.
2. L’inaltérabilité pendant la durée de conservation
Pendant sa durée de conservation, un document de référence ne doit plus être modifié ni supprimé, y compris par un administrateur. C’est le rôle du mode WORM (write once, read many) : le document est figé, et toute tentative de suppression est refusée. Associé à une empreinte cryptographique calculée au dépôt, il permet de démontrer que le fichier n’a pas changé depuis son entrée dans le système, ce qui compte pour sa valeur probante.
3. Le gel (legal hold)
Un contrôle fiscal, un contentieux prud’homal ou une enquête interne imposent de suspendre toute destruction sur un périmètre donné, même si les durées sont échues. Le gel est posé sur un dossier ou une requête (« tous les documents du client X depuis 2019 ») et prime sur la règle de rétention jusqu’à sa levée explicite. Sans cette fonction, une purge automatique peut détruire une preuve au pire moment.
4. La destruction tracée
À l’échéance, la destruction ne doit être ni silencieuse ni manuelle au fil de l’eau. Le fonctionnement recommandé :
- la GED liste périodiquement les documents arrivés à échéance ;
- un responsable valide la liste (ou en retire des éléments) ;
- la destruction est exécutée, y compris dans les versions antérieures, la corbeille et l’index de recherche ;
- un procès-verbal est conservé : quels documents, quelle règle, qui a validé, quand.
Le procès-verbal, lui, ne contient que des métadonnées et se conserve durablement. Il prouve que la destruction a suivi une politique, ce qui vous protège si l’on vous reproche plus tard l’absence d’un document.
Plusieurs GED du marché fournissent ces briques à des degrés divers. OpenFilz, la GED open source éditée par l’équipe qui publie ce site, propose par exemple un mode WORM, des empreintes SHA-256 et une piste d’audit, détaillés sur sa page archivage électronique. Quel que soit l’outil, vérifiez que la règle est calculée à partir d’un événement métier et pas seulement de la date de dépôt du fichier.
Checklist : mettre en place votre politique de conservation
- Inventorier les grandes familles de documents produites et reçues (comptabilité, RH, juridique, commercial, technique).
- Associer à chaque famille une durée, un point de départ, un sort final et un texte de référence.
- Croiser avec les référentiels de la CNIL pour les documents contenant des données personnelles.
- Faire valider le tableau par la direction financière, les RH et le juridique (ou votre expert-comptable et votre avocat).
- Traduire le tableau en règles dans la GED, rattachées au plan de classement.
- Prévoir la saisie des dates d’événement (fin de contrat, départ) dans les processus concernés.
- Activer l’inaltérabilité pour les documents à valeur probante.
- Définir qui peut poser et lever un gel, et comment il est documenté.
- Organiser une revue des éliminations au moins une fois par an, avec procès-verbal.
- Revoir le tableau à chaque évolution réglementaire, et au minimum tous les deux ans.
Ce tableau couvre les cas les plus courants dans une entreprise de droit français. Il ne remplace pas l’avis de votre expert-comptable ou de votre conseil pour les situations particulières : secteur régulé, groupe international, procédure en cours.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il garder une facture fournisseur ?
Dix ans à compter de la clôture de l'exercice, au titre des pièces justificatives comptables (article L123-22 du Code de commerce). Le délai fiscal de six ans (article L102 B du Livre des procédures fiscales) est plus court : c'est donc la durée comptable de dix ans qui s'impose en pratique.
Peut-on jeter les originaux papier après les avoir numérisés ?
Pour les factures, oui, si la numérisation respecte les conditions fixées par l'administration fiscale (copie fidèle, intégrité garantie, conservation sécurisée). Pour les autres documents, la copie numérique a la même valeur que l'original si elle est « fiable » au sens de l'article 1379 du Code civil. Certains originaux restent prudemment à conserver : actes notariés, titres de propriété, documents dont la signature manuscrite pourrait être contestée.
Un salarié peut-il demander la suppression de son dossier après son départ ?
Il peut exercer son droit à l'effacement, mais l'employeur n'est pas tenu d'y donner suite pour les données qu'une obligation légale impose de conserver (bulletins de paie, registre du personnel, documents sociaux). Les éléments qui ne relèvent d'aucune obligation, comme des évaluations anciennes ou des pièces non nécessaires, doivent en revanche être supprimés à l'échéance prévue.
Quelle durée appliquer quand deux textes donnent des durées différentes ?
On retient la plus longue des durées obligatoires applicables au document. Une facture relève à la fois du droit comptable (10 ans) et du droit fiscal (6 ans) : elle se garde 10 ans. Une procédure en cours prolonge encore cette durée jusqu'à son issue définitive.
Les documents conservés au-delà de la durée légale posent-ils problème ?
Oui, dès qu'ils contiennent des données personnelles : le RGPD interdit de les conserver plus longtemps que nécessaire au regard de leur finalité. Garder des documents sans limite augmente aussi le risque en cas de fuite et le coût du stockage. Une durée légale est un minimum, pas une autorisation de conserver indéfiniment.