GED collectivité : archives, actes et obligations en 2026

Une GED de collectivité n’est pas une GED d’entreprise comme les autres : tous les documents qu’elle contient sont des archives publiques dès leur création. Ils relèvent du Code du patrimoine, sont soumis au contrôle scientifique et technique de l’État exercé par les services d’archives, et ne peuvent être éliminés qu’avec un visa préalable. La GED doit donc gérer des durées d’utilité administrative (DUA), préparer les éliminations et les versements, et s’articuler avec un système d’archivage électronique.

S’y ajoutent des contraintes propres au secteur public : chaîne des actes et délibérations, dossiers de marchés publics, RGPD appliqué à des données d’usagers souvent sensibles, ouverture des données publiques. Et le choix de l’outil lui-même passe par la commande publique.

Ce guide récapitule les obligations, les documents concernés, les fonctions attendues et une checklist de sélection.

Les obligations propres aux collectivités

Des archives publiques dès leur création

Le Code du patrimoine qualifie d’archives publiques les documents produits ou reçus par les collectivités territoriales et leurs établissements dans l’exercice de leur activité, quels que soient leur forme et leur support (article L211-4). Un courriel, un tableur ou un PDF signé sont donc des archives publiques au même titre qu’un registre papier.

Conséquences directes pour la GED :

les documents ne peuvent pas être détruits librement ;
ils doivent être conservés dans des conditions qui préservent leur intégrité et leur lisibilité ;
une partie d’entre eux est destinée à être conservée définitivement.

Le contrôle scientifique et technique des Archives

Les services d’archives de l’État, et en pratique les Archives départementales, exercent un contrôle scientifique et technique (CST) sur les archives des collectivités. Ce contrôle couvre le papier comme le numérique. Il est utile d’associer le service d’archives au projet de GED dès le cahier des charges : il peut conseiller sur le plan de classement, les durées de conservation et les formats.

Toute élimination doit faire l’objet d’un bordereau d’élimination soumis au visa du service d’archives. Une GED qui supprime automatiquement des documents à l’échéance, sans ce circuit, n’est pas conforme.

Le dépôt d’archives publiques courantes et intermédiaires chez un prestataire extérieur est également encadré par le Code du patrimoine. Pour les archives numériques, le recours à un tiers archiveur suppose que celui-ci dispose de l’agrément délivré par le Service interministériel des Archives de France. Vérifiez la situation exacte avec votre service d’archives avant d’externaliser.

Tableaux de gestion et DUA

Chaque type de document a une durée d’utilité administrative (DUA), suivie d’un sort final : élimination, tri ou conservation définitive. Ces règles sont formalisées dans un tableau de gestion. Pour les communes et intercommunalités, le Service interministériel des Archives de France a publié une instruction de tri et de conservation qui sert de référence ; les Archives départementales aident à l’adapter.

Dans la GED, cela se traduit par une règle simple : chaque classe du plan de classement porte une DUA et un sort final. Notre guide pour construire un plan de classement montre comment articuler les deux.

À retenir : dans une collectivité, la GED ne décide jamais seule de détruire un document. Elle signale les documents arrivés à échéance, prépare le bordereau, et n’élimine qu’après visa.

Actes, délibérations et contrôle de légalité

Délibérations, arrêtés et décisions suivent une chaîne précise : rédaction, vote ou signature, transmission au contrôle de légalité (souvent par voie électronique via l’application @CTES), puis publication. Depuis le 1er juillet 2022, la publicité des actes des collectivités se fait par principe sous forme électronique, sur le site internet de la collectivité ; les communes de moins de 3 500 habitants peuvent choisir un autre mode de publicité par délibération.

La GED doit donc conserver, pour chaque acte, la version signée, la preuve de transmission, l’accusé de réception de la préfecture et la preuve de publication. Les registres des délibérations et des arrêtés sont à conservation définitive.

RGPD et données des usagers

Une collectivité traite beaucoup de données personnelles : état civil, action sociale, urbanisme, scolaire, ressources humaines. Certaines sont sensibles (santé, situation sociale). Le RGPD impose de limiter l’accès aux personnes habilitées, de tracer les consultations et de ne pas conserver les données au-delà de ce qui est nécessaire. Les collectivités ont par ailleurs l’obligation de désigner un délégué à la protection des données (DPO). Les points concrets sont détaillés dans notre article GED et RGPD.

Attention à une tension apparente : le RGPD pousse à supprimer, le Code du patrimoine interdit d’éliminer sans visa. Les deux se concilient dans le tableau de gestion, qui fixe des durées compatibles avec les deux régimes.

Ouverture des données publiques

Les collectivités de plus de 3 500 habitants et de plus de 50 agents sont soumises à l’obligation de publier en ligne certains documents et données communicables, dans un format ouvert et réutilisable. Une GED bien indexée aide à repérer les documents publiables, à en produire des versions anonymisées et à suivre ce qui a été publié.

Les documents typiques d’une GED de collectivité

Domaine	Documents	Points d’attention
Assemblées	Délibérations, arrêtés, procès-verbaux, convocations	Chaîne de signature, contrôle de légalité, publication
Commande publique	Dossiers de consultation, offres, rapports d’analyse, pièces du marché	Confidentialité des offres, durées de conservation différenciées
Finances	Budgets, mandats, titres, pièces justificatives	Dématérialisation de la chaîne comptable avec le comptable public
Ressources humaines	Dossiers des agents, arrêtés individuels, paie	Données personnelles, durées longues
Urbanisme	Permis, déclarations préalables, certificats	Volumes importants, plans grand format
Action sociale	Dossiers d’aide, instructions	Données sensibles, accès très restreint
Courrier	Courriers entrants et sortants	Enregistrement, affectation, suivi des délais de réponse
Techniques	Plans, contrats de maintenance, rapports de contrôle	Formats techniques variés

Les besoins fonctionnels

Indispensables

Plan de classement partagé, aligné sur le tableau de gestion, avec DUA et sort final par classe.
Métadonnées obligatoires par type de document (numéro d’acte, date de séance, référence du marché).
Droits fins par service et par dossier, notamment pour l’action sociale et les ressources humaines.
Piste d’audit des consultations et modifications.
Formats pérennes pour les documents à conserver : conversion en PDF/A des documents validés.
Circuits de validation pour les actes et les courriers sortants.
Recherche plein texte, y compris dans les documents numérisés grâce à l’OCR.
Export vers le SAE du service d’archives ou d’un tiers archiveur, avec les métadonnées associées.

Souvent utiles

Signature électronique des actes et des courriers, au niveau adapté à chaque document.
Gestion du courrier avec suivi des délais de réponse.
Numérisation par lots pour reprendre l’existant papier.
Intégration avec les logiciels métiers (finances, RH, urbanisme, état civil) et la plateforme de dématérialisation des actes.
Hébergement en France, sur les serveurs de la collectivité, d’un syndicat informatique ou d’un prestataire.

Les solutions auto-hébergeables sont souvent privilégiées par les collectivités et les syndicats mixtes informatiques qui mutualisent les outils. OpenFilz, la GED éditée par l’équipe de ce site, peut par exemple être installée sur les serveurs de la collectivité ou de son opérateur ; voir la page GED On-Premise.

GED et SAE : bien répartir les rôles

	GED	SAE
Documents	Vivants, en cours de production	Figés, validés
Durée	DUA courante et intermédiaire	Long terme, parfois définitif
Fonctions clés	Versions, collaboration, workflows	Intégrité, pérennité, traçabilité des versements
Référentiels	Plan de classement, tableau de gestion	Normes d’archivage (NF Z42-013, ISO 14641), standard d’échange SEDA
Acteur principal	Services producteurs	Service d’archives

Le SEDA (standard d’échange de données pour l’archivage) est le format d’échange utilisé par le secteur public français pour les versements vers un SAE. Demandez à chaque éditeur de GED s’il sait produire des paquets SEDA, ou s’il faudra passer par un outil intermédiaire. La valeur probante des documents numériques, et le rôle des normes d’archivage, sont expliqués dans notre article sur la valeur probante d’un document numérique.

Le choix d’une GED passe par la commande publique

Une collectivité n’achète pas une GED comme une entreprise. Le choix s’inscrit dans le Code de la commande publique, avec une procédure qui dépend du montant estimé du besoin sur toute la durée du marché (licences, hébergement, prestations, maintenance).

Conséquences pratiques :

Estimez le besoin global et pluriannuel, pas seulement la première année. C’est lui qui détermine la procédure.
Rédigez un cahier des charges fonctionnel, neutre vis-à-vis des marques. Notre modèle de cahier des charges GED est un point de départ.
Pensez aux voies mutualisées : centrales d’achat publiques, groupements de commandes, syndicats informatiques ou intercommunalités qui portent l’outil pour leurs membres.
Exigez la réversibilité dans le marché : export complet des documents et des métadonnées, formats ouverts, assistance à la sortie en fin de marché.
Intégrez le logiciel libre dans votre réflexion : la loi pour une République numérique de 2016 demande aux administrations d’encourager l’utilisation des logiciels libres et des formats ouverts. Un logiciel libre ne dispense pas de mise en concurrence pour les prestations associées (hébergement, installation, support).

À retenir : le marché engage la collectivité pour plusieurs années. Les clauses de réversibilité et d’export sont aussi importantes que la liste des fonctions.

Checklist de sélection d’une GED de collectivité

Les points de vigilance

Le numérique ne dispense pas du papier… sauf si la chaîne est organisée. Numériser des archives papier ne permet pas de détruire l’original sans respecter les règles d’élimination et de copie fiable. Notre guide sur la dématérialisation des archives papier détaille la démarche.

Les outils de partage grand public ne sont pas des GED. Un drive peut dépanner pour le partage, mais il ne gère ni les DUA, ni les bordereaux d’élimination, ni les versements.

Les agents changent, les documents restent. Évitez les espaces personnels qui deviennent des silos. Rattachez chaque document à un dossier de service et à une classe du plan de classement.

La conduite du changement est décisive. Les meilleurs résultats viennent d’un déploiement progressif, service par service, avec un référent documentaire dans chaque direction.

Questions fréquentes

Une mairie peut-elle supprimer elle-même ses documents numériques ?

Non. Les documents produits ou reçus par une collectivité sont des archives publiques. Toute élimination doit être proposée sur un bordereau d'élimination et recevoir le visa préalable du service d'archives compétent, en général les Archives départementales. Cela vaut pour les documents numériques comme pour le papier.

Quelle différence entre une GED et un SAE pour une collectivité ?

La GED gère les documents vivants : production, partage, versions, circuits de validation. Le système d'archivage électronique (SAE) conserve les documents figés sur le long terme avec des garanties d'intégrité et de traçabilité. Une collectivité a en général besoin des deux, avec une passerelle pour verser les documents de la GED vers le SAE au terme de leur durée d'utilité administrative.

Une petite commune doit-elle passer un marché public pour acheter une GED ?

L'achat d'une GED relève de la commande publique, comme tout achat de la commune. En dessous des seuils fixés par le Code de la commande publique, les formalités sont allégées, mais les principes de bonne gestion des deniers publics et de mise en concurrence adaptée s'appliquent. Le recours à une centrale d'achat ou à une mutualisation intercommunale est une option fréquente.

Où trouver les durées de conservation des documents d'une commune ?

Le Service interministériel des Archives de France publie des instructions de tri et de conservation, dont une consacrée aux archives des communes et des structures intercommunales. Les Archives départementales accompagnent aussi les collectivités pour établir leur tableau de gestion. C'est ce référentiel qui doit être paramétré dans la GED.

Les documents d'une GED de collectivité doivent-ils être publiés en open data ?

Pas tous. Les collectivités concernées par l'obligation d'ouverture des données publiques doivent publier certains documents et bases de données communicables, dans un format ouvert. Les documents contenant des données personnelles, couverts par un secret ou non communicables en sont exclus ou doivent être anonymisés. Une GED bien indexée facilite l'identification des documents publiables.