Alternative SharePoint et Google Drive : le panorama souverain
GED, drive auto-hébergé ou suite collaborative européenne : trois familles d'alternatives à SharePoint et Google Drive, et comment choisir la bonne pour vos usages.
Il n’existe pas une alternative à SharePoint, mais trois familles : les GED (gestion électronique de documents) pour les usages documentaires structurés, les drives auto-hébergés ou souverains pour le stockage et le partage de fichiers, et les suites collaboratives européennes pour la messagerie, l’édition en ligne et le travail d’équipe. Le bon choix dépend de ce que SharePoint ou Google Drive fait réellement chez vous.
La plupart des organisations utilisent SharePoint pour plusieurs choses à la fois : un espace de fichiers partagé, une GED avec métadonnées et workflows, un intranet. Remplacer tout par un seul outil est rarement la bonne approche. Remplacer chaque usage par l’outil le plus adapté l’est souvent.
Ce panorama vous aide à identifier vos usages, à connaître les familles de solutions et à fixer vos critères. Il ne détaille pas la procédure technique de migration : il sert à choisir la destination.
Pourquoi chercher une alternative
La question juridique : Cloud Act et lois extraterritoriales
Le Cloud Act américain (2018) permet aux autorités des États-Unis de demander à un fournisseur soumis à leur droit les données qu’il contrôle, y compris lorsqu’elles sont stockées hors des États-Unis. Microsoft et Google entrent dans ce champ. Un hébergement en Europe ne change pas la nationalité du fournisseur.
Pour les données sensibles (santé, défense, secret des affaires, données de mineurs), cette exposition pose un vrai problème de maîtrise. C’est aussi pourquoi le référentiel SecNumCloud de l’ANSSI comporte des exigences de protection contre les lois extraterritoriales. Le sujet est détaillé dans notre article sur SecNumCloud, HDS et l’hébergement souverain.
La dépendance à un écosystème
SharePoint, OneDrive et Teams forment un tout. Les formats de listes, les workflows Power Automate, les formulaires et les permissions sont propres à l’écosystème Microsoft. Plus vous les utilisez, plus la sortie est coûteuse. Même logique chez Google avec Drive, Docs et Apps Script. Choisir une alternative, c’est aussi reprendre la main sur la réversibilité.
Les coûts et leur prévisibilité
Les licences cloud sont facturées par utilisateur et par mois, et les éditeurs revoient régulièrement leurs grilles et leurs bundles. Certaines fonctions (conservation avancée, étiquettes de sensibilité, archivage) relèvent de licences ou d’options supplémentaires. Une alternative n’est pas forcément moins chère, mais elle peut rendre le coût plus prévisible et mieux adapté à vos usages réels.
La fin de SharePoint Server 2016 et 2019
Pour les organisations qui avaient gardé SharePoint sur leurs propres serveurs, Microsoft a annoncé la fin du support de SharePoint Server 2016 et 2019 en juillet 2026. Au-delà de cette date, plus de correctifs de sécurité. Les options proposées par Microsoft sont de passer à SharePoint Server Subscription Edition ou à SharePoint Online. C’est un moment naturel pour se demander s’il faut rester dans cet écosystème. Vérifiez le cycle de vie exact de votre version sur la documentation officielle de Microsoft.
À retenir : un datacenter en France n’est pas une garantie de souveraineté. La question clé est : quelle entreprise contrôle les données, et à quel droit est-elle soumise ?
Étape 1 : cartographier vos usages réels
Avant de regarder les solutions, listez ce que fait SharePoint ou Google Drive chez vous. Ce tableau sert de grille d’inventaire.
| Usage actuel | Exemple concret | Famille d’alternative adaptée |
|---|---|---|
| Stockage partagé par service | « Lecteur » Marketing, RH, Finance | Drive souverain |
| Synchronisation sur le poste | OneDrive ou Drive pour ordinateur | Drive souverain, ou GED avec client de synchronisation |
| Partage externe | Envoi de liens à des clients, des partenaires | Drive souverain ou GED |
| Bibliothèques avec métadonnées | Contrats avec date d’échéance, fournisseur, montant | GED |
| Workflows de validation | Approbation d’une procédure, d’une facture | GED ou outil de workflow |
| Conservation et archivage | Durées de conservation, gel juridique | GED, voire système d’archivage électronique |
| Coédition de documents Office | Rédaction à plusieurs d’un rapport | Suite collaborative ou GED avec éditeur intégré |
| Intranet, pages d’actualité | Page d’accueil de l’entreprise | Suite collaborative ou outil d’intranet |
| Messagerie, agenda, visio | Outlook, Teams, Gmail, Meet | Suite collaborative |
Souvent, cet exercice montre qu’une partie du contenu SharePoint est de la GED qui s’ignore (contrats, procédures, dossiers du personnel) et qu’une autre partie est du simple partage de fichiers.
Les trois familles d’alternatives
1. Les GED : pour les documents qui ont un cycle de vie
Une GED gère des documents qui ont des métadonnées, des versions, des droits fins, un circuit de validation et une durée de conservation. C’est l’alternative naturelle aux bibliothèques SharePoint « métier ».
Dans l’univers open source, les options vont des plateformes historiques (Alfresco Community, Nuxeo) aux GED plus récentes, en passant par des outils intermédiaires comme Mayan EDMS ou LogicalDOC Community. Notre comparatif des logiciels GED open source les passe en revue un par un. Les GED commerciales françaises ou européennes sont aussi à considérer, en hébergement sur site ou en SaaS.
OpenFilz, la GED éditée par l’équipe qui publie ce site, se positionne sur ce créneau : auto-hébergée ou en offre managée hébergée dans l’Union européenne (France ou Allemagne), avec des connecteurs pour reprendre les contenus de SharePoint, OneDrive et des partages réseau.
2. Les drives : pour stocker, synchroniser et partager
Un drive remplace l’usage « OneDrive / Google Drive » : dossiers, synchronisation sur le poste, partage par lien, accès mobile.
- Nextcloud : logiciel libre (AGPL-3.0), le plus répandu en auto-hébergement, avec un large catalogue d’applications et l’édition en ligne via Collabora Online ou OnlyOffice.
- Seafile : spécialisé dans la synchronisation performante, avec une édition communautaire libre et une édition professionnelle.
- ownCloud : ancêtre de Nextcloud, réécrit dans sa version Infinite Scale (oCIS).
- Offres hébergées en Europe : plusieurs hébergeurs européens proposent des drives en SaaS, souvent basés sur les logiciels ci-dessus ou sur une technologie propre. Vérifiez la nationalité de l’entreprise, la localisation des données et les engagements contractuels.
Limite commune : un drive ne gère pas bien les métadonnées documentaires, les durées de conservation ni les workflows de validation.
3. Les suites collaboratives : pour remplacer Microsoft 365 ou Google Workspace en bloc
Une suite regroupe messagerie, agenda, édition de documents, visioconférence et stockage. C’est l’alternative quand l’objectif est de sortir entièrement d’un écosystème.
- Suites bureautiques en ligne : Collabora Online (basé sur LibreOffice) et OnlyOffice Docs, qui s’intègrent à la plupart des drives et GED.
- Messagerie collaborative : des solutions françaises ou européennes existent, en logiciel libre ou en SaaS.
- Offres intégrées : certains hébergeurs européens assemblent mail, drive, édition et visio dans une offre unique.
- Secteur public : l’État développe ses propres outils collaboratifs libres pour les agents publics ; renseignez-vous sur leur ouverture à votre structure.
Limite commune : les suites sont souvent moins riches que Microsoft 365 sur les usages avancés (Excel complexe, macros, intégrations). Testez vos documents les plus exigeants.
Tableau comparatif des familles
| Critère | GED | Drive souverain | Suite collaborative |
|---|---|---|---|
| Remplace surtout | Bibliothèques SharePoint métier | OneDrive, Google Drive | Microsoft 365, Google Workspace |
| Métadonnées et plan de classement | Oui, cœur du produit | Limité | Limité |
| Workflows de validation | Oui en général | Limité, via applications | Variable |
| Durées de conservation, inaltérabilité | Souvent | Rarement | Rarement |
| Synchronisation sur le poste | Parfois | Oui, cœur du produit | Oui |
| Coédition Office | Via éditeur intégré | Via Collabora ou OnlyOffice | Oui |
| Messagerie, agenda, visio | Non | Non ou via applications | Oui |
| Complexité de migration | Élevée (métadonnées, droits) | Moyenne | Élevée (tout l’environnement) |
| Utilisateurs concernés | Services métier | Tous | Tous |
Pour beaucoup d’organisations, la cible réaliste combine un drive ou une suite pour le quotidien et une GED pour les documents engageants.
Les critères de choix d’une alternative
Souveraineté et hébergement
- Nationalité de l’éditeur et de l’hébergeur (et de leurs maisons mères)
- Localisation des données, des sauvegardes et des accès de support
- Possibilité d’héberger vous-même (sur site ou dans votre cloud)
- Certifications ou qualifications réellement détenues par l’hébergeur (SecNumCloud, HDS, ISO 27001), vérifiées sur les listes officielles
- Chiffrement, et qui détient les clés
Fonctions et usages
- Chaque usage identifié à l’étape 1 est couvert, ou délibérément abandonné
- Coédition testée sur vos documents les plus complexes
- Partage externe avec contrôle (expiration, mot de passe, droits)
- Recherche plein texte efficace, y compris dans les PDF numérisés
- Applications mobiles et accès hors ligne si nécessaires
Réversibilité et intégration
- Export complet des fichiers et des métadonnées dans un format ouvert
- API documentée pour vos intégrations
- Authentification unique avec votre annuaire (OIDC, SAML, LDAP)
- Licence et conditions de sortie inscrites au contrat
Ces critères se transforment facilement en exigences d’appel d’offres grâce à notre modèle de cahier des charges GED.
Les critères de migration à anticiper
Le choix de la destination conditionne la difficulté de la migration. Anticipez ces points dès la sélection.
| Élément SharePoint / Google | Question à poser à la solution cible | Risque si ignoré |
|---|---|---|
| Arborescence des sites et bibliothèques | Comment l’arborescence est-elle reprise ? | Perte de repères pour les utilisateurs |
| Métadonnées (colonnes) | Les colonnes sont-elles reprises en métadonnées ? | Perte d’information, recherche dégradée |
| Historique des versions | Toutes les versions ou seulement la dernière ? | Perte de traçabilité |
| Permissions | Les droits sont-ils repris ou à reconstruire ? | Accès trop larges ou trop restreints |
| Liens de partage externes | Que deviennent les liens envoyés aux tiers ? | Liens cassés chez les partenaires |
| Workflows Power Automate, formulaires | Existe-t-il un équivalent ? | Processus interrompus |
| Documents Google natifs (Docs, Sheets) | Dans quel format sont-ils convertis ? | Mise en page ou formules altérées |
| Dates et auteurs | Sont-ils conservés ? | Valeur de preuve affaiblie |
Quelques bonnes pratiques :
- Faites le ménage avant. Doublons, versions obsolètes, dossiers abandonnés : ne migrez pas ce qui aurait dû être supprimé. Vos durées de conservation servent de guide.
- Migrez par vagues. Un service pilote, puis les autres. Mesurez, corrigez, continuez.
- Profitez-en pour refondre les droits. Les permissions SharePoint accumulées depuis des années sont rarement propres.
- Prévoyez une période de double fonctionnement courte, avec l’ancien outil en lecture seule, puis une date de fin claire.
- Outillez la reprise. Certaines GED proposent des connecteurs dédiés : c’est le cas d’OpenFilz avec ses connecteurs de migration SharePoint, OneDrive et partages réseau. Vérifiez ce que chaque outil reprend réellement (versions, métadonnées, droits).
À retenir : la migration technique des fichiers est la partie la plus simple. Les droits, les métadonnées, les workflows et l’adoption par les utilisateurs demandent l’essentiel de l’effort.
Questions fréquentes
Quelle est la meilleure alternative française à SharePoint ?
Tout dépend de l'usage que vous faites de SharePoint. S'il sert surtout de stockage partagé, un drive auto-hébergé ou hébergé en France suffit. S'il sert de GED (métadonnées, workflows, conservation), il faut une GED. S'il sert d'intranet et de collaboration en équipe, une suite collaborative européenne est plus adaptée. Commencez par inventorier vos usages réels.
SharePoint on-premise est-il toujours supporté ?
Microsoft a annoncé la fin du support de SharePoint Server 2016 et 2019 pour juillet 2026. Seule SharePoint Server Subscription Edition reste supportée pour une installation sur site. Vérifiez le cycle de vie exact de votre version sur le site de Microsoft, car les dates et conditions peuvent évoluer.
Héberger Microsoft 365 dans un datacenter en France suffit-il à échapper au Cloud Act ?
Non, la localisation des serveurs ne suffit pas. Le Cloud Act peut s'appliquer aux données contrôlées par une entreprise soumise au droit américain, où que se trouvent ses serveurs. C'est pour cette raison que la qualification SecNumCloud impose notamment des critères d'immunité aux lois extraterritoriales, au-delà de la simple localisation.
Peut-on remplacer Google Drive par Nextcloud ?
Pour le stockage, la synchronisation et le partage de fichiers, oui : c'est l'usage principal de Nextcloud. L'édition collaborative de documents passe par une suite intégrée comme Collabora Online ou OnlyOffice. En revanche, les usages de gestion documentaire structurée demandent une GED en complément.
Combien de temps faut-il pour quitter SharePoint ?
Il n'y a pas de durée type : elle dépend du volume de documents, du nombre de sites, des personnalisations (listes, workflows, formulaires) et des usages à reconstruire. La reprise des fichiers est rarement l'étape la plus longue ; la refonte des droits et l'accompagnement des utilisateurs prennent souvent plus de temps.